หนึ่งในวิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่หลายคนคาดไม่ถึงก็คือ การจัดโต๊ะทำงานให้เป็นระเบียบเรียบร้อย ด้วยเหตุผลง่ายๆ ว่า โต๊ะทำงานที่รกนั้นทำให้เรา ‘เสียเวลาอันมีค่า’ ไปกับการค้นหาเอกสาร หรือร้ายกว่านั้นถ้าเราหาเอกสารสำคัญไม่เจอก็อาจทำให้ ‘งานมีปัญหา’ นอกจากนี้การอยู่กับความรกบ่อยๆ ยังทำให้เกิด ‘ความเครียดกังวล’ โดยไม่รู้ตัว และส่งผลเสียต่อสุขภาพตามมา
ถึงตรงนี้ ถ้าโต๊ะทำงานของคุณเริ่มจะรกๆ หรือรกมาพักใหญ่ๆ น่าจะได้เวลาจัดเก็บโต๊ะทำงานกันแล้วนะคะ และถ้าไม่รู้จะเริ่มต้นอย่างไรดี ชีวิตดี by hhc Thailand มีข้อมูลและเคล็ดลับจากกูรูหลายสำนักมาฝากค่ะ
โต๊ะทำงาน Vs ประสิทธิภาพการทำงาน
ผลเสียที่เกิดจากโต๊ะทำงานที่รกนั้นไม่ใช่ข้อกล่าวหาลอยๆ แต่มาจากข้อสมมุติฐานและการพิสูจน์อย่างเป็นเหตุผล โดยงานวิจัยหลายชิ้นยืนยันตรงกันว่าโต๊ะทำงานและสภาพแวดล้อมการทำงานที่รกไม่เป็นระเบียบ มีผลต่อความสามารถในการทำงาน อารมณ์ การตัดสินใจ รวมถึงความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานด้วย
ตัวอย่างเช่น นักวิทยาศาสตร์จากสถาบันประสาทวิทยาศาสตร์แห่งมหาวิทยาลัยพรินซ์ตันทำการวิจัยกับกลุ่มตัวอย่างด้วยเครื่อง fMRI พบว่าสมองของคนเรานั้นชอบความเป็นระเบียบ ดังนั้นการอยู่กับสภาพโต๊ะทำงาน (หรือสภาพแวดล้อม) ที่รกเป็นประจำ จะส่งผลเสียต่อการรับรู้ของสมอง และเมื่อจัดการความรกให้เรียบร้อย สมองกลับประมวลผลได้ดีขึ้น มีสมาธิและมีประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้น
ความรกของโต๊ะยังอาจลามไปถึงความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานได้ด้วย จากการสำรวจพนักงานชาวอเมริกันกว่า 1,000 คนโดยบริษัทจัดหางาน Adecco พบว่ากลุ่มตัวอย่างส่วนใหญ่ยอมรับว่าตัดสินเพื่อนร่วมงานจากความสะอาดหรือความสกปรกบนโต๊ะทำงาน สอดคล้องกับงานวิจัยอีกชิ้นที่บอกว่า คนที่มีโต๊ะทำงานรกมักถูกมองในแง่ลบ เช่นเป็นคนไม่รับผิดชอบ ไม่เสถียรทางอารมณ์ และไม่ค่อยให้ความร่วมมือ
แม้ว่าข้อสรุปนี้อาจไม่จริงเสมอไป เพราะผู้คนมีความหลากหลาย และสภาพแวดล้อมการทำงานก็แตกต่างกัน แต่อย่างน้อยก็มีกรณีที่พิสูจน์แล้วว่าโต๊ะทำงานที่รกนั้นส่งผลเสียต่ออาชีพการงานอยู่จริง
จัดโต๊ะทำงานเป็นประจำ ทำให้เป็นเรื่องง่าย
บทความจาก Harvard Business Review แนะนำว่าเราควรหาเวลาจัดการความรกบนโต๊ะทำงานเป็นประจำ อย่าปล่อยให้ความรกสะสมจนเกินเยียวยา อย่ารอให้กลายเป็นปัญหาใหญ่ และลงเอยที่ผัดวันประกันพรุ่งไปเรื่อยๆ
ถ้านั่งทำงานอยู่ที่บ้าน ควรกำหนดพื้นที่ทำงานแยกออกมาจากพื้นที่อื่นๆ ในบ้านให้ชัดเจน เมื่อมีขอบเขตชัดเจนจะช่วยให้จัดการความรกได้ง่ายขึ้น ข้าวของไม่ปนกันยุ่งไปหมด (โดยเฉพาะบ้านที่มีเด็กเล็ก) และควรสร้างนิสัยจัดโต๊ะทำงานให้ได้ทุกวัน
สำหรับการทำงานในออฟฟิศ ควรจัดกิจกรรมกระตุ้นให้พนักงานจัดโต๊ะทำงาน อาจทำเป็นอีเวนท์ประจำเดือนหรือประจำปีก็ได้ และมีของรางวัลกระตุ้นด้วยก็ดี ทำให้การจัดโต๊ะทำงานกลายเป็นเรื่องสนุกที่ทุกคนอยากทำ ไม่ใช่เรื่องที่ถูกบังคับให้ทำ
จัดโต๊ะทำงานตามแบบมาริเอะ คนโด
เมื่อเร็วๆ นี้ นักจัดบ้านมืออาชีพอย่าง มาริเอะ คนโด ออกมายอมรับว่าเธอไม่สามารถจัดบ้านของตัวเองให้เป็นระเบียบได้เหมือนเดิมหลังจากมีลูกคนที่สาม เป็นข่าวที่สร้างความตื่นตะลึง (แกมโล่งอก) ให้กับแฟนๆ ทั่วโลก ซึ่งเหตุผลของมาริเอะก็เข้าใจได้ค่ะ คือเธออยากใช้เวลาอันมีค่าไปโฟกัสกับลูกน้อยทั้งสามคนมากกว่า และการปล่อยให้บ้านรกของมาริเอะก็ไม่ใช่ความรกแบบสุดโต่ง แต่เป็นการรู้จักปล่อยวางไม่ต้องเป๊ะทุกอย่างให้กลายเป็นความทุกข์ใจนั่นเอง สำหรับเคล็ดลับการจัดโต๊ะทำงาน มาริเอะมีคำแนะนำดังนี้ค่ะ
- ของแต่ละชิ้นต้องมีที่เก็บของมันเสมอ ใช้เสร็จเมื่อไหร่ให้เก็บที่เดิมทันที สร้างนิสัยใช้ปุ๊บเก็บปั๊บ ไม่สร้างความรกตั้งแต่ต้น
- เก็บของแยกประเภทการใช้งานให้ชัดเจน ไม่กองทุกอย่างรวมกันที่เดียว ควรแยกประเภทตามการใช้งาน จะช่วยให้เห็นง่าย หยิบใช้ง่าย และนำมาเก็บง่าย เช่นอาจจะเก็บเครื่องเขียนไว้ในลิ้นชักด้านบน ของใช้ส่วนตัวไว้ลิ้นชักที่สอง และพวกเอกสารกับกระดาษต่างๆ เอาไว้ในลิ้นชักที่สาม
- ใช้กล่องย่อยๆ มาช่วยแยกประเภทการเก็บ เช่นภายในลิ้นชักเดียวกันอาจมีกล่องเล็กๆ หลายกล่องเพื่อแยกเก็บปากกา ยางลบ และอื่นๆ หรือถ้าเป็นชั้นวางของแนวตั้ง ให้ใช้กล่องแยกเก็บโดยจัดวางในแนวตั้ง โดยแต่ละกล่องต้องไม่บังกัน เราต้องมองเห็นของทุกชิ้นเสมอ เพื่อให้หยิบใช้และนำมาเก็บง่ายที่สุด
- อย่าใช้โต๊ะทำงานเป็นที่วางของ สิ่งเดียวที่จะอยู่บนโต๊ะทำงานคืองานที่กำลังทำอยู่ในปัจจุบันเท่านั้น ข้อนี้เหมือนจะง่ายแต่ทำได้ยากที่สุด เพราะเรามักเผลอวางของไว้เต็มโต๊ะโดยไม่รู้ตัว ต้องย้อนกลับไปที่ข้อ 1, 2 และ 3 อีกครั้ง คือของทุกชิ้นต้องมีที่เก็บแยกชัดเจน และเก็บที่เดิมทุกครั้งหลังใช้ ไม่ปล่อยให้รกอยู่บนโต๊ะ
อย่าซ่อนความรกไว้ในลิ้นชัก
ลิ้นชักเป็นตัวช่วยจัดการความรกบนโต๊ะทำงานได้ก็จริง แต่ไปๆ มาๆ พื้นที่ในลิ้นชักมักกลายเป็นจุดบอดที่ใช้งานได้ไม่เต็มที่ กลายเป็นหลุมดำที่ควานหาของเท่าไหร่ก็หาไม่เจอ เรื่องนี้กูรูแต่งบ้านจากนิตยสาร Homes and Gardens มีคำแนะนำดังนี้
- ให้จัดเก็บของใส่ลิ้นชักโดยยึดหลักความถี่ในการใช้งาน สิ่งที่ใช้บ่อยๆ ให้ไว้ที่ลิ้นชักชั้นบนสุด ส่วนของที่ใช้บ่อยรองลงมาก็ไว้ลิ้นชักถัดลงมา
- ข้าวของที่นานๆ ใช้ที เช่น หลายเดือนครั้ง หรือปีละครั้ง อาจหากล่องเก็บแยกไว้ที่มุมอื่นไปเลย เก็บพื้นที่ของลิ้นชักไว้สำหรับของที่เราหยิบใช้ประจำ เน้นความสะดวกใกล้มือ
- วัดขนาดภายในลิ้นชัก ทั้งความสูง ความกว้าง และความลึกเพื่อใช้พื้นที่จัดเก็บให้มากที่สุด รวมทั้งใช้อุปกรณ์จัดแบ่งภายในลิ้นชักมาช่วย (หรือกล่องยิบย่อยแบบที่มาริเอะแนะนำ) และจัดเก็บตามหมวดหมู่
- เขียนป้ายกำกับไว้ตรงตำแหน่งที่จัดเก็บของ เช่น กล่องใส่วงเวียน หรือกล่องใส่ปากกา เพื่อกันลืมว่าของชิ้นนี้เคยอยู่ตรงไหน พอใช้เสร็จจะได้จัดเก็บได้เข้าที่เหมือนเดิม
เมื่อโต๊ะทำงานของคุณเริ่มเป็นระเบียบเรียบร้อย หาของง่าย หยิบใช้และเก็บเข้าที่ได้สะดวก ย่อมทำให้เกิดความสบายตาสบายใจ และได้ใช้เวลาอันมีค่าในการทำงานอย่างเต็มที่ เพียงเท่านี้ก็เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้มากขึ้นได้ไม่มากก็น้อย และอย่าลืมปัดกวาดเช็ดถูบริเวณโต๊ะทำงานให้สะอาดเป็นประจำด้วยนะคะ อย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง โดยเฉพาะบริเวณแป้นคีย์บอร์ด เมาส์ หรือบริเวณที่ใช้มือหยิบจับบ่อยๆ เพื่อลดการสะสมของเชื้อโรค
ขอให้ทุกคนเปลี่ยนโต๊ะทำงานที่รกให้เป็นโต๊ะทำงานที่รักได้สำเร็จค่ะ ☺
–
ที่มา:
hbr.org
homesandgardens.com
